Registrar facturas de proveedores en Odoo 19 sigue siendo, en muchas PyMEs de República Dominicana y Latinoamérica, un trabajo de digitar: abrir el PDF o la foto, crear la factura, escribir el RNC, el NCF, cada línea y cada impuesto. Esta guía explica cómo se hace en Odoo 19 estándar, qué añade la IA de ODOO BOOST AI y qué comprobaciones deben seguir en manos de una persona.
Cómo se registra una factura de proveedor en Odoo 19 sin IA
En Odoo 19 estándar, una factura de proveedor nace como un documento en borrador dentro de Contabilidad. Alguien del equipo la crea a mano, elige el proveedor, escribe la fecha, la referencia del comprobante, las líneas de producto o servicio, los impuestos y comprueba que el total coincida con el papel. Puedes adjuntar el PDF al registro para tenerlo a mano, pero Odoo no rellena los campos por ti.
Ese flujo funciona bien con pocas facturas al mes. Empieza a doler cuando llegan decenas o cientos, cuando varias personas registran y cada una escribe el NCF de una forma distinta, o cuando una firma contable atiende a varios clientes y cada uno tiene su propia compañía en Odoo. Los errores típicos no son de contabilidad: son de digitación.
Qué añade la IA: del PDF al borrador con RNC y NCF validados
El módulo de facturas de proveedores por OCR de ODOO BOOST AI toma la factura en foto o PDF y hace lo que hoy haces a mano, dentro de tu Odoo:
- Extrae el proveedor, el RNC, el NCF o e-CF, las líneas, los impuestos y los totales.
- Crea la factura en borrador en Odoo si todas las comprobaciones pasan.
- Bloquea el registro cuando el RNC o la cédula no son válidos.
- Bloquea el registro cuando el NCF o el e-CF es incorrecto.
- Bloquea el registro cuando las sumas no cuadran.
- Bloquea los duplicados por proveedor y comprobante.
Cada documento tarda unos 30 a 60 segundos. El resultado es siempre un borrador para que lo revises antes de registrarlo: la validación contable y fiscal sigue siendo tuya. Las comprobaciones de RNC, NCF/e-CF, sumas, ITBIS y duplicados las hace Odoo en código, no la IA. Odoo conserva la verdad de los datos y la IA solo interpreta el documento.
Paso a paso en tu Odoo
- Reúne los documentos. PDF descargados del correo o fotos tomadas con el teléfono. Mientras más nítida la imagen, mejor la lectura.
- Envíalos al procesamiento. Cada documento pasa por la extracción y por las comprobaciones de RNC, NCF/e-CF, sumas y duplicados.
- Revisa los borradores. Los que pasaron aparecen como facturas de proveedor en borrador, con proveedor, fecha, líneas, ITBIS y totales ya escritos.
- Atiende los bloqueados. Un RNC inválido o un comprobante duplicado no se registra: lo revisas tú, corriges el origen si hace falta y decides.
- Valida en Odoo. Como con cualquier factura: la confirmas cuando estás de acuerdo con lo que ves.
Qué revisar antes de validar
La IA reduce la digitación, no sustituye tu criterio. Esta tabla resume qué comprueba el sistema y qué sigue siendo trabajo de la persona que valida.
| Campo | Qué comprueba la IA | Qué revisas tú |
|---|---|---|
| Proveedor y RNC o cédula | Que el RNC o la cédula sea válido; bloquea si no lo es. | Que sea el proveedor correcto y que su ficha en Odoo esté completa. |
| NCF o e-CF | Que el comprobante sea correcto; bloquea si no lo es. NCF de papel y e-CF usan catálogos distintos. | Que el tipo de comprobante corresponda al gasto y a tu operación. |
| Líneas e impuestos | Extrae líneas, ITBIS y otros impuestos del documento. | La cuenta contable, el impuesto aplicable y, si corresponde, la propina legal del 10 % como impuesto. |
| Totales | Que las sumas cuadren; bloquea si no cuadran. | Que el total coincida con lo que se pagó o se pagará. |
| Duplicados | Bloquea proveedor y comprobante ya registrados. | Que no exista una versión anterior registrada con otra referencia. |
Errores comunes y cómo evitarlos
- Fotos torcidas o con sombra. La lectura funciona mejor con documentos limpios y completos. Si una factura llega borrosa, vuelve a fotografiarla antes de insistir.
- Proveedores mal creados en Odoo. Antes de procesar en masa, revisa que tus proveedores habituales tengan RNC o cédula correctos en su ficha; ahorra bloqueos innecesarios.
- Confundir NCF y e-CF. Son catálogos distintos. Si un proveedor pasó a comprobante electrónico, no esperes el formato de papel.
- Validar sin mirar. El borrador existe para que alguien lo revise. Define en tu implementación quién valida y con qué criterios.
- Olvidar el 606. En la localización dominicana, el tipo de Costos y Gastos (606) se hereda en la creación automática; confirma que el tipo sea el adecuado para cada gasto.
Para firmas contables: varias compañías y procesamiento masivo
Si llevas la contabilidad de varios clientes, el mismo flujo trabaja con varias compañías y con procesamiento masivo. La propuesta para firmas contables depende del volumen: con muchas facturas, el plan Empresarial IA trae 1.500 documentos al mes, el triple que Profesional IA; con pocos clientes, Profesional IA con los add-ons de documentos y de empresa adicional puede bastar. Todo respeta los permisos de cada usuario en Odoo: quien no puede ver una compañía, tampoco puede procesar sus facturas.
Para empresas dominicanas, el módulo trabaja con la localización de Odoo (l10n_do_accounting y dgii_reports), de modo que RNC, NCF y e-CF se validan dentro del mismo Odoo que ya usas para tus reportes a la DGII. Puedes ver el detalle en la página de IA para Odoo en República Dominicana.
Cuánto cuesta
El módulo de documentos está incluido desde el plan Negocio IA: USD 100 al mes con 100 documentos OCR mensuales, además de 600 consultas y 1.200 líneas bancarias. Profesional IA (USD 129) sube a 500 documentos y suma cobranza, inventario y auditoría; Empresarial IA (USD 200), pensado para firmas contables, trae 1.500 documentos al mes. Si solo quieres esta función, el servicio individual de facturas de proveedores cuesta USD 49 al mes con 300 documentos. Si te quedas corto, el add-on de 250 documentos adicionales cuesta USD 25 al mes; una compañía adicional con límites compartidos cuesta USD 35 al mes. La puesta en marcha se acuerda contigo según tu caso; lo vemos en la demo. Todos los precios son en USD, sin impuestos. Tienes el detalle completo en la página de precios.
Preguntas frecuentes
¿La IA valida la factura por mí?
No. Crea la factura en borrador si pasa las comprobaciones de RNC, NCF/e-CF, sumas y duplicados. La validación contable y fiscal sigue siendo responsabilidad de tu equipo, exactamente como hoy.
¿Funciona con facturas escritas a mano o muy deterioradas?
La lectura funciona mejor con facturas impresas y limpias. Con documentos deteriorados puede quedar incompleta: por eso cada factura llega en borrador para que la revises, y si no pasa las comprobaciones se bloquea y la completas a mano.
¿Qué pasa con el documento original?
El original y la factura se guardan en tu Odoo. Para leerlo, el documento viaja cifrado, con la clave propia de tu empresa, a nuestro motor de IA propio, en servidores dedicados en Helsinki (Finlandia, Unión Europea). No usamos APIs de terceros, tus datos no entrenan ningún modelo y cada llamada queda en la bitácora.
¿Quieres ver el flujo con una de tus propias facturas? Solicita una demostración y la probamos con tus documentos reales.