Todo equipo de ventas tiene dos carteras: la que atiende cada día y la que se le va quedando atrás. En la segunda están los clientes que hace meses no compran, las oportunidades que se marcaron como perdidas y las cotizaciones que se enviaron y nunca tuvieron respuesta. Esta guía práctica explica cómo definir qué es un cliente inactivo en tu Odoo, cómo priorizar a quién escribir primero, qué debe decir el mensaje de reactivación y qué decisiones deben seguir en manos de una persona.
Qué es un cliente inactivo (y qué no lo es)
Un cliente inactivo es el que no te ha comprado ni ha tenido contacto con tu equipo durante un plazo que tú defines. Las dos condiciones importan. Un cliente que no compra, pero que escribió la semana pasada para pedir precio, no está inactivo: está en seguimiento. Y uno que sigue apareciendo en tus reportes por facturas antiguas, pero hace meses que no hace un pedido nuevo, sí puede estarlo aunque su ficha parezca viva.
Tampoco es lo mismo un cliente inactivo que una oportunidad perdida. El cliente inactivo simplemente dejó de comprar, sin que nadie sepa por qué. La oportunidad perdida tiene un cierre y, si tu equipo lo registró, un motivo. Las dos se pueden recuperar, pero se abordan de forma distinta.
Cómo definir el plazo de inactividad
No hay un plazo universal: depende de cada cuánto te compra normalmente un cliente. Una forma práctica de fijarlo:
- Mira el ciclo de compra habitual. En el historial de ventas de tu Odoo, revisa cada cuánto repiten pedido tus clientes recurrentes.
- Separa por tipo de cliente. Un distribuidor que compra cada semana y una empresa que compra una vez al año no pueden compartir el mismo plazo.
- Fija un plazo claramente mayor que ese ciclo. Buscas un cambio de comportamiento, no escribir a quien todavía no ha tenido necesidad de comprar.
- Escríbelo y revísalo. Un criterio escrito evita que cada vendedor decida a ojo. Revísalo cuando cambie tu tipo de cliente o tu temporada de ventas.
Lo mismo vale para las oportunidades abiertas: decide cuántos días sin gestión comercial convierten una oportunidad en curso en una oportunidad parada que necesita atención.
Oportunidades perdidas: el motivo decide cuáles retomar
En el CRM de Odoo, cuando marcas una oportunidad como perdida puedes registrar el motivo de pérdida. Ese dato es la mejor pista para decidir qué retomar:
- Precio o presupuesto: vale la pena volver cuando cambie algo, como una nueva lista de precios, un producto alternativo o un nuevo período de presupuesto del cliente.
- Momento: un «ahora no» suele significar «más adelante». Es el caso más natural para retomar.
- Eligió a otro proveedor: se puede retomar con tacto, preguntando cómo le fue, sin presionar.
- No encajaba: si tu producto no resolvía su necesidad, insistir desgasta. Mejor dejarla cerrada.
Si tu equipo no registra el motivo de pérdida, empieza por ahí. Sin motivo, cada oportunidad perdida es una incógnita y la reactivación se hace a ciegas.
Cotizaciones abiertas sin respuesta
Una cotización enviada que no tiene respuesta es la oportunidad más fácil de recuperar, porque el cliente ya te pidió precio. En Odoo son las cotizaciones que siguen abiertas, sin confirmar ni cancelar. Ordénalas con dos criterios:
- Antigüedad: desde cuándo están enviadas. Mientras más tiempo pasa, más fácil es que el cliente haya decidido con otro o que simplemente la haya olvidado.
- Importe: no pesa lo mismo una cotización pequeña que una que puede cambiar tu mes.
Antes de escribir, comprueba que la cotización siga vigente. Si su fecha de vencimiento pasó o tus precios cambiaron, lo correcto es preparar una nueva, y esa decisión es de tu equipo, no del mensaje.
Cómo priorizar la cartera
Cuando juntas clientes inactivos, oportunidades perdidas y cotizaciones sin respuesta, la lista puede ser larga. Estos criterios te ayudan a ordenarla:
- Cotizaciones abiertas primero. El cliente ya mostró intención de comprar.
- Historial de compras. Un cliente que compraba con frecuencia y dejó de hacerlo merece más atención que uno que compró una sola vez.
- Importe en juego. Lo que valía la oportunidad o lo que solía comprar el cliente.
- Facturas pendientes. Si el cliente tiene deuda vencida, coordina con cobranza antes de ofrecerle algo nuevo. Un mensaje de venta a quien te debe puede resultar incómodo, y a veces la conversación correcta es otra.
- Motivo de pérdida. Primero las perdidas por momento o por precio; al final, las que no encajaban.
Qué debe decir el mensaje de reactivación
Un buen mensaje de reactivación es corto, personal y fácil de responder. Estos son sus elementos:
| Elemento | Por qué importa |
|---|---|
| Una referencia real | La última compra, la cotización o la última conversación, con los datos de tu Odoo. Demuestra que no es un mensaje masivo. |
| Un motivo para escribir ahora | Una novedad, un producto que encaja con lo que compraba o, sencillamente, saber si la cotización sigue en pie. |
| Una sola pregunta | Algo que se conteste en una línea: «¿sigue en pie?» o «¿te preparo una versión actualizada?». |
| El tono | Cordial y sin reproches por el silencio. |
| Una salida | Que pueda decir «ahora no» sin incomodidad. Esa respuesta también es información para tu CRM. |
| Nada de descuentos automáticos | Ofrecer un descuento es una decisión comercial, no un recurso del mensaje. |
Un ejemplo ilustrativo para una cotización sin respuesta: «Hola, [nombre]. Te escribo de [empresa]. El [fecha] te enviamos la cotización [número] por [productos] y quería saber si sigue en pie o si prefieres que la actualicemos. Si ahora no es buen momento, dímelo sin problema y lo retomamos más adelante». Los corchetes se rellenan con los datos reales de tu Odoo; nadie los copia a mano.
Qué debe decidir una persona
La IA puede encontrar los casos y redactar el mensaje, pero hay decisiones que son de tu equipo:
- Enviar el mensaje, después de revisarlo y ajustarlo.
- Mover la oportunidad de etapa, cambiar su probabilidad, cerrarla o descartarla.
- Crear o confirmar una venta.
- Ofrecer un descuento o cambiar condiciones.
- Decidir no escribir: a veces lo correcto es dejar tranquilo a un cliente.
Dónde entra la IA en tu Odoo
El seguimiento comercial con IA de ODOO BOOST AI hace el trabajo de esta guía dentro de tu Odoo. Detecta las oportunidades paradas, las cotizaciones abiertas sin respuesta por antigüedad e importe, las oportunidades perdidas con su motivo y los clientes inactivos, con los plazos que tú fijas. Resume cada caso con el historial del cliente (compras, facturas pendientes y conversaciones), recomienda la próxima acción y redacta el borrador del correo de seguimiento o de reactivación. Tu equipo lo revisa y lo envía, y al aprobarlo queda la actividad de seguimiento en Odoo.
Es un servicio individual: USD 69 al mes, con 800 análisis con IA al mes y clientes y oportunidades sin límite, porque las listas las calcula Odoo y no consumen análisis. Cada análisis tarda unos 10 segundos. La puesta en marcha se acuerda contigo según tu caso. Requiere Odoo 19 Enterprise con CRM y Ventas. Puedes compararlo con los demás en servicios individuales.
Si además quieres cotizaciones en borrador creadas desde un correo o un mensaje de WhatsApp, eso es el CRM inteligente del plan IA 360 (USD 249 al mes). Y si quieres que el seguimiento, las tareas y las cotizaciones en borrador se automaticen sobre ese plan, existe Agente Comercial Pro, un servicio premium bajo pedido de USD 149 al mes.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo revisar los clientes inactivos?
Con la frecuencia que tu equipo pueda atender. Una lista que nadie trabaja no sirve: es mejor revisar pocos casos con regularidad que muchos una sola vez. Con el seguimiento comercial con IA, las listas las calcula Odoo y están al día cada vez que las consultas.
¿Puedo mandar el mismo mensaje a todos los clientes inactivos?
Puedes, pero pierdes lo que hace funcionar la reactivación: la referencia personal. Por eso el seguimiento comercial con IA redacta un borrador por caso y no incluye campañas masivas a toda la cartera.
¿La IA envía los mensajes o cambia las oportunidades?
No. Recomienda la próxima acción y redacta el borrador. Enviar, mover etapas, cerrar o descartar oportunidades y ofrecer descuentos es decisión de tu equipo.
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